Künstliche Intelligenz zieht ins Kreishaus ein

Auch in die Kreisverwaltung zieht Künstliche Intelligenz ein. Mit neuen Tools sollen Arbeitsprozesse effektiver gemacht und digitale Anwendungen ermöglicht werden.

Bisher brauchte eine Kreisverwaltungs-Mitarbeiterin nach eigenen Angaben drei Tage um ein Sitzungsprotokoll zu erstellen. Das soll mit dem KI-Tool "scriba" wesentlich schneller gehen. Für die Umsetzung hat der Landkreis die Entwicklerfirma straiqr.ai GmbH mit der Umsetzung beauftragt. Gemeinsam wurden mit dem Unternehmen die Vorgaben und Anforderungen an dieses Transkriptions-Tool festgelegt.

Zukünftig soll die KI-Anwendung automatisch die Audioaufnahmen von Sitzungen und Gesprächsrunden verschriftlichen, die einzelnen Stimmen den entsprechenden Sprecherinnen und Sprechern zuordnen und einen Vorschlag für eine inhaltliche Zusammenfassung formulieren.

„Wir wollen ein hohes Maß an Genauigkeit und Qualität in der Dokumentation sicherstellen“, so Sabrina Donner. Sie leitet die Stabsstelle für Digitalisierung im Landkreis Lüchow-Dannenberg und achtet bei der Entwicklung auch auf Datenschutz und die nötige IT-Sicherheit. Die Daten werden lokal auf eigenen Rechnern des Landkreises verarbeitet und gespeichert. Es landen keine Daten auf externen Servern, versichert Donner.

Nach Unternehmensangaben braucht das KI-Tool ein bis zwei Stunden, um Sitzungsmitschnitte zu verarbeiten. Wieviel Zeit dann eine Kreishaus-MitarbeiterIn noch braucht, um das Ergebnis der KI zu überprüfen und gegebenenfalls zu korrigieren, ist bisher nicht bekannt. Man befinde sich noch in der Testphase, so ein Unternehmensvertreter von straiqr.ai bei der Vorstellung des Projektes. Konkrete Daten dazu ließen sich erst nach einiger Zeit nennen.

Während "scriba" ausschließlich Transkriptionsaufgaben erledigt, soll "EMMA", das KI-Programm der Firma Wianco, Verfahrensschritte automatisieren und Entscheidungen vorbereiten. Dafür muss die KI-Software vorher für die entsprechenden Prozesse trainiert werden.

Dieses Tool soll in der Fachabteilung "Kinder, Jugend und Familie" unter anderem bei der Bearbeitung von Anträgen eingesetzt werden. Mitarbeitende aus verschiedenen Bereichen der Verwaltung können mit der Software wiederkehrende Tätigkeiten eigenständig automatisieren. So können etwa Anträge auf Vollständigkeit geprüft werden. 

Im Anschluss bereitet die Software einen Entwurf zum weiteren Schriftverkehr vor, etwa wenn noch Dokumente angefordert werden müssen oder ein Antrag bewilligt werden kann. Die Mitarbeitenden des Fachdienstes prüfen das Ergebnis und korrigieren es bei Bedarf. Eine Entscheidung wird von der KI nicht getroffen, versichert Sabrina Donner.

Sie tritt auch Befürchtungen entgegen, dass die KI Entscheidungen nach technokratischen Kriterien trifft, ohne dass individuelle Fragestellungen berücksichtigt werden. Der Mensch bleibe fester Bestandteil in diesem Prozess, versichert sie. Die KI sei lediglich eine Unterstützung. So werden auch weiterhin Anträge auf Papier angenommen, um auch denjenigen die Antragstellung zu ermöglichen, die mit Computern entweder nicht umgehen können oder wollen. 

Den Landkreis kostet der Einsatz dieser neuen Technologien rund 20 000 Euro. Für "scriba" fallen keine Folgekosten an, für "EMMA" müssen jährlich Lizengebühren gezahlt werden. In welcher Höhe wurde im Gespräch nicht bekannt.

Mit diesen beiden KI-Tools hat die Digitalisierung im Kreishaus noch nicht ihr Ende. Auch die Internetseite soll mehr und mehr digital nutzbare Funktionen erhalten. So sollen die Inhalte barrierefrei und in mehreren Sprachen verfügbar sein. Und auch Antragstellungen können demnächst online erledigt werden, kündigt Donner an.